จัดลำดับปัญหา
สำหรับระบบงานที่ทำกันมา "นาน" คนทำงานนาน ย่อย "จะรู้" ดีถ้าระบบไม่ได้มีการ "ปรับใหญ่" (บ่อยๆ) เมื่อถูกถาม มักจะนึก "ปัญหา" ไม่ออก ... ทำไม ?
แบบว่า แรกๆ ก็ "จำได้แม่น" ดีหรอก
แต่ในเมื่อ พบปัญหา แล้ว "แก้ไขอะไรไม่ได้" (ก็มันเรื่องใหญ่)
สุดท้าย จะกลายเป็นว่า "เรายอมรับสภาพนั้น"
ภาวะที่ ฝังในสมองแบบถาวร ... เป็นที่มาว่า นั่นไม่ใช่ปัญหาแล้ว!
ถ้าใครพูดถึงมัน ก็จะถูกปฏิเสธ ในทันที (คำว่า "ไม่ได้" จะได้ยินมาก่อน)
(ฟังแล้วคุ้นๆมั๊ยครับ)
หนึ่งใน Keyword สำคัญคือ ได้ประโยชน์อะไร ? จากการย้าย หรือ ปรับระบบ
โชคดีหน่อย - ระบบที่คุณจะซื้อ เขาก็จะเขียนแนะนำไว้ให้ (มีให้เลือกมากมาย)
แต่หน้าที่ของ ทีมงาน ที่ทำคือ หา keyword "สำคัญ" นั้นให้พบ
แยกเป็น สำหรับ User ทั่วไป กับ ฝ่ายเทคนิค
เช่น หลังจาก "ย้าย" หรือ "ปรับ"
-User จะทำ "xxx", "yyy" ได้ (จากไม่เคยมี) หรือ ทำได้เร็วขึ้น
-ฝ่ายเทคนิค จะตรวจสอบ "aaa" ได้เร็วขึ้น (ซึ่ง User อาจไม่สนใจสิ่งนี้)
>> เราต้อง
- "เตรียม" รวบรวมปัญหา ให้ได้มากที่สุด
- จัดลำดับความสำคัญ เวลาสั้น ก็พูดแต่ Keyword ที่โดน
(iPhone 5s ใหม่ ได้เพิ่ม feature มากกว่า 200 รายการ
คนที่คุณสนิท จะบอกคุณ เฉพาะที่โดนใจจริงๆ อาจจะมีแค่ 5-10 รายการเท่านั้น )
เทคนิค
รวบรวมปัญหา1. ตั้งชื่อย่อ ที่ใช้เตือน (ชื่่อที่เห็นปุ๊บ เรารู้ทันที)
2. เตือนตนเอง "ต้องทำ" บ่อยๆ
- แปะที่ โต๊ะทำงาน, หน้าจอ คอมพ์, บอร์ดส่วนตัว
- ข้อความเตือน ต้องสั้น, เด่นชัด
Q: ปรกติ คุณจัดวางแบบไหน ?
3. เมื่อ "นึกปัญหาได้" ให้รีบเขียน
- บน Post-it, short note, note file จัดเก็บไว้ ในที่ "เรียกใช้ง่าย" ด้วย
จัดลำดับ ความสำคัญ
1. แยกกลุ่ม ปัญหา สำหรับ User กับ IT
ทบทวน User ส่วนใหญ่ ไม่สนใจ,ไม่เข้าใจ "เทคนิค" พูดไปเสียเวลาเปล่า
2. จัดกลุ่มย่อย ภายใน กลุ่มข้อ 1
หลายเรื่อง อาจเป็นเรื่องเดียวกัน แต่เข้ารายละเอียดปลีกย่อยต่างกัน
- ดูราคาขายได้
- ดูต้นทุนได้
- ดูกำไรได้
>> ข้อมูลขาย ควรเห็นทั้ง 3 ตัว
3. จัดความสัมพันธ์ เช่น
- เสียเวลา ออกแบบ Table นาน -> ให้ดี -> ทำให้สร้างโปรแกรมใหม่ ให้ User ได้เร็ว
- กำไร = ราคาขาย - ต้นทุน แทนที่จะพูด 3 คำ พูด "กำไร" คำเดียวพอ
4. ให้น้ำหนัก (ใช้ประสพการณ์ + ความเข้าใจในวัฒนธรรมด้วย)
- User อยากได้ ต้นทุน ต่อหน่วย แบบ Realtime มากกว่า ...
- IT อยากได้ ระบบที่ "ไม่มีการหยุดเครื่อง" มากกว่า ...
ตย. ที่ผมได้รวบรวม
- ต้องการข้อมูล RealTime
User: การคิด/ตัดสินใจ บนข้อมูลเดียวกัน ระหว่างแผนก ข้ามประเทศ ใช้เวลานาน
เรื่อง ... การปรับ Forecast ของ Sale กับ โรงงาน, โรงงานผู้สั่งซื้อ กับ โรงงานที่ผลิตขาย
ฟังดูง่าย แต่เมื่อ 2 ฝ่ายมี "ศักดิ์ศรี" เท่ากัน + ความเชื่อมั่นในตนเองสูง
ส่วนใหญ่ จะไม่มีใครฟังใคร มักจะกำหนดทางที่ "ตนเอง" สะดวกที่สุด (ไม่สนใจ อีกฝ่าย)
>> S/W ใหม่ = "คนกลาง" ที่ให้ทั้ง 2 ฝ่ายปรับเข้ามาหา
IT : บางเรื่องใช้เวลา ส่งต่อกัน 3-5 วัน (ข้ามประเทศ) เรื่อง ...
IT : การสร้าง/ปรับ มีหลายขั้นตอน (ยาก จนไม่มีใครกล้าทำ) เรื่อง ....
- อยาก ลดขั้นตอน ให้สั้น
User: ขั้นตอนเดิม เหมาะกับ สภาพ 10 ปีที่แล้ว วันนี้ด้วยวิธีเดิม ทำให้ "ช้า" เรื่อง ...
IT: ข้อมูลชุดเดียวกัน แต่แยกกันทำ (ซ้ำ) เรื่อง ...
เพิ่มเติม
เมื่อคุณมาถึงจุดนี้ อย่าลืม เตรียม "คำตอบ" สำหรับแรงต้านต่างๆ ต่อไปนี้ด้วยครับ- ไม่ ย้าย/ปรับ ได้มั๊ย!
มันก็ น่าจะใช้งานได้ อีก 3-5 ปี นี่นา อีก 3 ปีค่อยมาคิดกันใหม่ (ซื้อเวลาไปก่อน)
- ok มาทำกันก็ได้ แต่ทำบางส่วนได้หรือเปล่า แบบว่า ทำทั้งหมด มันเสี่ยง,มันหนักไป,...
(รักษารูปแบบ ให้คงเดิมไว้สุดชีวิต)
>> ถ้า ปัญหาที่คุณ รวบรวมและจัดลำดับไว้ดี คุณจะตอบคำถามข้างต้นได้ "ง่าย"
note บริษัทฯ ที่รับ implement ระบบ SAP บอกให้ฟังว่า
ถ้าจะให้ดี ต้องใช้เวลามากกว่า 3 เดือนเพื่อปรับวัฒนธรรม
โดย "ต้อง" ทำก่อนเริ่มลงมือในขั้นตอนหลัก
- คุ้นๆมั๊ยครับ ประเทศที่ขอเป็นเจ้าภาพ โอลิมปิค, ฟุตบอลโลก, เข้า AEC, ควบรวมบริษัทฯ
ต้อง "ทำ" และ "ใช้เวลา" ปรับ "วัฒนธรรม" กันเต็มที่
>> ถ้าคุณสังเกต คุณจะเห็นความพยายาม ของกลุ่มคนทำงานนั้นๆ
ตย. ญี่ปุ่น เสนอตัวเป็นเจ้าภาพโอลิมปิค 2020
เพื่อให้เข้าใกล้ "ความสำเร็จ"
ประเทศใดที่ "ลงมือทำมาก" ย่อมมีโอกาสสูงกว่า
การแสดงความ "ตั้งใจ" ทำจริง ย่อมดีกว่า "แค่ทำให้ผ่านๆไป"
ถ้ามีโอกาสลองไปดู การวิเคราะห์จาก คุณอรรถ บุนนาค
พิธีกรในรายการ Divas Café ของ Voice TV
- การเลือก/เตรียม โฆษก (เลือกคนใหม่ แทนที่การเลือก จากคนเก่าที่เก่ง แต่ไม่ "ดีเลิศ")
- การจัดลำดับ เหตุการณ์ ใครต้องพูดอะไร ? เมื่อไหร่ ? ใช้คำอะไร ? (ที่โดนใจ)
การกำหนด ท่า/คำพูด ที่พูดแล้ว จะเกิด "กระแส" Fever ไปทั่วประเทศ
การจัดคิว ให้ นายกฯ ต้องเป็นคนพูด (งานนี้ระดับชาติ)
แล้วลองเทียบดูตัวเรา ว่า เพื่อให้ได้เป้าหมาย "ตัวเรา" ได้ทำไป มาก/น้อย แค่ไหน
ถ้าเป้าหมาย "สำคัญ" ก็ต้อง "ทำ" ให้เหมาะสมกับมัน น๊ะครับ ...
ของแบบนี้ต้องฝึกทำกันได้ครับ มันไม่ได้มีมาตั้งแต่เกิด
ยาก หรือ ?
- กินข้าวพร้อมหน้าทั้งครอบครัว อาทิตย์ละครั้ง (ทำได้บ้าง ไม่ได้บ้าง)ยาก ? พ่อ กลับมาสอนภาษาอังกฤษให้ลูก ... คนนี้อายุ 4x ปี ไลฟ์สไตล์คนกรุงเทพ
(รถติดกลับบ้านดึก, เหนื่อย มีเวลาสั้นๆกับลุก) -> คะแนนสอบเต็มครับ
... ใครจะรู้ใจลูก เท่า พ่อ/แม่ ล่ะ
- กอด "พ่อ/แม่" เมื่อมีโอกาส (มักไม่ค่อยมี โอกาส)
ยาก ? มีบางคน "ล้างเท้าให้แม่" ทุกวันแล้ว ... คนนี้อายุ 3x ปี และได้เริ่มทำทุกวันมา > 6 เดือนแล้ว
