ระวัง พลาดเรื่องง่ายๆ!

มีเรื่องมาให้ Share ประสพการณ์ครับ

ที่มา

        เริ่มจากมีการติดต่อ  ให้พัฒนาระบบพื้นฐาน  "ต้องการให้ ระบบ Legacy ข้อมูล ก่อนสั่งซื้อ (Purchase Requisition) ส่งข้อมูลแจ้งเตือนและอนุมัติ ไปยังผู้เกี่ยวข้อง (eMail,Work Flow)  แล้วบันทึกกลับมาที่ Legacy เพื่อทำใบสั่งซื้อ (Purchase Order)"

        หลายคนฟังแล้ว แทบจะบอกได้ทันทีว่า  "เด็กๆ สบายมาก"  แต่จากสภาพแวดล้อมด้านล่าง ผมสรุปว่า  "ทำได้" แต่จะออกมา "ดีหรือไม่" ขึ้นอยู่กับ "วิธี" มาดูรายละเอียดกันครับ ...

เงื่อนไข  "โครงการ"  (ทั่วไป)

- ใช้ งบฯ ต่ำ

- User ใช้งาน "ง่าย" (ไม่ต้องเรียนรู้ จดจำ, จำนวนครั้งที่กดน้อย)

- IT จัดการง่าย  (ใช้เวลาน้อย, ปรับเพิ่ม/เปลี่ยน funcion)

สภาพแวดล้อม

        สำหรับ  บริษัทขนาดใหญ่  ทั่วไป

• ทีมงาน Legacy จะถูกจำกัดให้ใช้เทคโนโลยีเก่า (+เฉพาะ เช่น RPG) เพียงเรื่องเดียว  มีความเชี่ยวชาญ Busines Concept มาก  
• ทีมงาน เครื่องมือใหม่ (+ เฉพาะ เช่น Lotus Note,Web)  จะเรียนรู้และใช้เครื่องมือใหม่ได้เร็ว  แต่มักจะไม่เข้าใจ Business Concept ลึกซึ้ง
• ทีมงาน Admin เมื่อแยกตามเทคโนโลยีข้างต้น ก็ต้องมี 2 ทีม  

        "ที่มา" บอกให้รู้ว่า   ต้องการงานที่ผสมเทคโนโลยี  เก่า/ใหม่  เข้าด้วยกัน   ทีมงานข้างต้นต้องทำงาน "ด้วยกัน" 

        ลองทายซิว่า  ความสัมพันธ์ระหว่าง "ทีม" ข้างต้นเป็นอย่างไร ? ... เดาได้ไม่ยากน๊ะครับ  เหมือนคุยกันคนละภาษา (ทั้งที่อยู่ในฝ่าย IT เหมือนกัน)  อย่างดีหน่อยก็คุยขำๆ กันได้ แต่คุยจริงจังกันไม่ค่อยรู้เรื่อง (มันซับซ้อน  ฉันรู้ในเรื่องของฉัน  ไม่รู้เรื่องของคนอื่น)

          ลักษณะข้างต้น  มักจะเกิดจาก  องค์กรเติบโตแบบ "ตามมีตามเกิด"   ผู้นำ/ผู้ตาม เลือก "วิิธีที่ง่าย" ในการดำเนินชีวิตประจำวัน  ก็จะเกิดสภาพแวดล้อมข้างต้น

ตัวเลือก Solution ต่างๆ 

- ซื้อ/ จ้างทำ (สูตรสำเร็จ)

        ถ้าสำเร็จ    เรา​"เป็นคนเลือก"  

        ถ้าล้มเหลว  ก็โทษ Vendor  ซะ (แล้วจะหาเจ้าใหม่มาแก้ปัญหา)

        ... ขำๆ น๊ะครับ  (อืมส์  แต่ก็เห็น  หลายบริษัท  ยังใช้วิธีนี้กันอยู่) 

- ให้ทีมใดทีมหนึ่ง  เป็นหลัก   และทีมอื่นสนับสนุน

        ถ้า "ไม่" สื่อสารกัน   ก็จะเหมือน  ทำพลังของ"คนเดียว" ไม่ใช่ "ทีม" (แค่ทำได้  แต่ไม่ได้  สิ่งที่ดี)

ถนัดอะไร ก็ใช้สิ่งนั้น 

- ทำเหมือน  "โครงการ" ทั่วไป

         จัด/หา ผู้นำโครงการ  ที่ดี  แล้ว "สนับสนุน"  ให้เขาทำสำเร็จซะ

เหตุการณ์ 

- เมื่อแยกคุยกัน   ทุกทีม  ต่างตอบเหมือนกัน ว่า "ทำได้" 

- (เดา) อยากทำเลย  ไม่อยากเสียเวลา  ประชุม 

- (สนับสนุน) : นัดคุย  ทุกทีมที่เกี่ยวข้อง  "พร้อมกัน" เป็นทางการ

        ถ้าทุกคน ไม่อยากคุยกัน  ก็ต้องให้  "คนที่ตำแหน่งสูงกว่า" นัดครับ  ปล่อยให้นัดกันเองคงยาก

- (เดา) ปรกติ  ทุกคนจะไปคิด พร้อมๆ กันในห้องประชุม

        ก็ ระดมสมอง (Branstorm) ไงครับ 

- (สนับสนุน) : งานไม่ยาก  ก่อนประชุม  เตรียมเอกสาร - แผนภาพ 

        การพูดๆๆๆ ที่ เข้าใจคนเดียว  "ไม่ใช่"  การสื่อสารที่ดี

- (สนับสนุน) : หาข้อมูล  ลดข้อสงสัย

        ถ้า  ทำเฉพาะ ในทีมใด ทีมหนึ่ง  ยาก/ง่าย ?  ต้องทำอะไร ?

        - เตรียม  เอกสารเพื่อใช้อธิบายในส่วน Legacy  (มันยาก -> อย่างไร ?)  (ข้อมูลมาก-> อย่างไร ?) 

        ถ้า  ใช้ Legacy อ่านข้อมูลใน Lotus Note  ยาก/ง่าย ?  ต้องทำอะไร ?        

        ถ้า  ใช้ Lotus Note  อ่านข้อมูลใน Legacy  ยาก/ง่าย ?  ต้องทำอะไร ?

        - เข้าไปอ่าน "หนังสือ" หรือ "slide แนะนำ"  ศัพท์ ข้างต้น

        ถ้า  ใช้ Web อ่านข้อมูลใน Legacy,  Lotus Note  ยาก/ง่าย ?  ต้องทำอะไร ?

        เข้าไปคุย  กับตัวแทนแต่ละทีม  ถามหา idea ->  สงสัยในศัพท์อะไร -> ทำความเข้าใจ

        -  เคยพบมั๊ยครับ    แต่ละคนพูดเรื่องเดียวกัน = ฟังไม่เข้าใจ

           ทำไม่ได้,  ทำได้วิธีเดียว เท่านั้น , มีอีกวิธีแต่ ... , ... 

- (สนับสนุน) : สื่อสาร  ข้อมูลข้างต้น  เอกสารขั้นต้น (ย่อ เน้นภาพ) + อธิบายทางวาจา 

  (ดีกว่า ส่งให้อ่าน กันเอง หรือ อาจจะไม่ได้อ่าน) ... ผมอธิบายให้ทีม Legacy

- ก่อนประชุม  ทีม Legacy เข้าประชุม 1 คน  ทีมเครื่องมือใหม่เข้าประชุม 6 คน  ผู้จัดการ 1 คน

- (เดา) : ผู้จัดการ เลือกใช้วิธี "เชิงรับ" โดยให้ทีมงานจัดการกันเอง (คอยเติมส่วนที่ขาดเท่านั้น) 

  ... เป็นวิธีที่ไม่เหนื่อย 

- (เดา) : ทีมเครื่องมือใหม่  ใช้การประชุมเป็นการ share info กันภายในทีมด้วย

วิเคราะห์

(สนับสนุน) คือ สิ่งที่ขาดหายไป   ส่วนหนึ่งเกิดจาก "วัฒนธรรม" ที่ผิดปรกติ (ขาดหายไป)

คนไทยเก่งทำงานคนเดียว  แต่ล้มเหลว เมื่อทำงานเป็น "ทีม" (ไม่สามารถแสดงพลังของทีม

...น่าเสียดาย)

เหตุการณ์ข้างต้น  เหมือนกับที่ทำงานของแต่ละท่านมั๊ยครับ ?

ถ้าเหมือนกัน  อะไรที่  "แต่ละคน" ต้องทำ  เพื่อให้  "ทีมงาน" แสดงศักยภาพเต็มที่

ผู้นำ กับ ผู้ตาม  จะมีหน้าที่  "ต่างกัน" น๊ะครับ   เพียงแค่เข้าใจ และ "ลงมือทำ"

ข้อแนะนำ ที่ดี (ฟังมาอีกที)  คือ  พยายามทำงานประจำวัน  ให้ "ครบ" จนกลายเป็น "วัฒนธรรมที่ดี"

         โดย  ค่อยๆ เพิ่ม "สิ่งที่ต้องทำ" อาจจะหนักบ้าง,ลำบากบ้าง

         และหลีกเลี่ยง  การ "ขี้เกียจ" หรือ ทำงานแบบสบายๆ

งานนี้ผมไม่ได้ เข้าร่วมประชุม  แต่เป็นส่วนหนึ่งในการทำ (สนับสนุน)
บางเรื่องเป็นงานที่ "ถนัด" บางเรื่อง ก็เกินหน้าที่ไป
แน่นอนว่า  ต้องมีอุปสรรค
- อาจมีคน  มองการ(สนับสนุน) เป็นสิ่งที่เป็นอันตราย ต่อชีวิตประจำวัน ของเขา
           ทำเกินหน้าที่, แย่งชิงหน้าตา, ... 

- ผมต้องเผชิญ กับ การปฏิเสธ (การเปลี่ยนแปลง) ในทุกรูปแบบ
ไม่ต้องกลัว  ถ้าคุณยัง "คิดดี"  สิ่งเหล่านี้เป็น อุปสรรคขนาดเล็กๆ เท่านั้น
(ปัญหาใหญ่ อยู่ไม่นาน  คนหนักแน่น  อยู่ได้นานกว่า)

ความหวัง

           อยากเห็นการเปลี่ยนแปลง  ในทางที่ดี  "กล้าเปลี่ยน"
           คน IT  ต้อง "รู้หน้าที่" ตนเอง -> "รอบรู้"  (ยิ่งเป็นผู้นำ ก็ต้องรอบรู้กว้างมากขึ้น)  ,ทำงานได้หลากหลายฟังก์ชั่น  (ใช้คนน้อยลง  แต่ได้ประสิทธิภาพสูง)