จะเริ่มต้นอย่างไรดีล่ะ

จะเริ่มต้นกันอย่างไรดีล่ะ

เป็นคำถามยอดฮิต  เลยครับ
สำหรับ ผู้นำควรถามในใจมากกว่า จะพูดออกมา (จะดูเหมือนไม่มี กึ๋น ฮ่าๆๆๆ)

ผมเชื่อว่า ผู้นำทุกคนมีวิธีของตนเองอยู่แล้ว  และใช้งานได้หมด เช่น

เน้น "เร็ว" -> ให้เข้าใจได้เร็วที่สุด 
เน้น "ลดความซ้ำซ้อน" -> ยุ่งยากไปนิด  แต่ภาพรวมใช้เวลาสั้นที่สุด
     (ถ้าการเรียนรู้ 5 ครั้ง  ต้องเสียเวลา ฟัง/อ่าน  intro ซ้ำๆกัน คงไม่ดีแน่)
เน้น "ลงมือปฏิบัติ" -> ทำจริงย่อมจำได้แน่นอน
...

แต่...  สำหรับมืออาชีพ  คงต้องเลือกวิธีที่  "เหมาะที่สุด" ครับ
หลายคนเลือกวิธี  ที่ตนเอง ทำง่ายที่สุด  เปลี่ยน "ลำดับ" ความสำคัญไปดื้อๆ
จากผู้เรียน   ต้องได้รับประโยชน์สูงสุด
เป็นผู้นำ   ทำอะไรก็ได้  ที่สะดวกที่สุด  แป่ว! (จะไม่ลงแรงเลยหรือไง)

Idea ของผม

การเรียนรู้ระบบฯ ขนาดใหญ่  ที่มีนิยามมาก, ความสัมพันธ์มาก, ...
ก็ต้องหาวิธี "จำ"/"เข้าใจ" ให้ได้มากที่สุด
วิธีที่ใช้บ่อย คือ  ฟัง,พูด,อ่าน,เขียน  มากๆ

โครๆ ก็รู้  สุ,จิ,ปุ,ริ - แต่มันทำไม่ได้ ง่ายๆนี่นา (จริงมั๊ย)
- ต้องมีคนสอน  (จะหาได้ที่ไหน   ฟรี, สอนเก่ง, ใช้เวลาสั้น, ...)
- ต้องมีการพูดคุยกัน เป็น "งาน" ประจำวัน  (ก็ยังไม่เริ่ม แล้วใครจะมาคุยกันล่ะ)
- ต้องมีเอกสารที่อ่านง่าย  มีน้อย  น่าอ่าน  เป็นการ์ตูนได้จะยิ่งดี  (ตื่นๆ)-
- เขียนหรือ ?  หมดยุคการเขียนไปนานแล้ว (แป่ว)

ใครที่เป็น  คนรุ่นเก่า อย่างผม  ก็คงอึ้งไปเลย เมื่อเจอะเหตุผลต่างๆ
แต่ผมยอมรับน๊ะครับ  ว่ายุคนี้  เป็นแบบนี้
(ไม่แปลกใจที่  คนรุ่นใหม่ส่วนใหญ่  ทำงานต่อจากคนเก่าไม่ได้  
  ดูจะเหมาะกับ  ธุรกิจ หรือ บริษัทฯรูปแบบใหม่  เช่น ขายของทาง internet เป็นต้น)

กลับมาต่อ  (มีคนทักว่า  ผมขี้บ่น  ออกนอกเรื่องเรื่อย)
มาเปลี่ยน  Vision เป็น Mission แล้วก็เป็น Task  (แบบหลักการสมัยใหม่เลย)

ผู้นำ  ต้องเตรียม resource ทั้งหมดข้างต้นไว้  ถึงแม้ว่า จะ"ยุ่งยาก" แต่ก็ต้องทำครับ
เป็นหน้าที่ น๊ะครับ - ถ้าคุณไม่ทำ  คนอื่นก็จะไม่ทำเหมือนคุณ
ต้องทำให้  ดูง่ายด้วย  - ถ้าคุณแสดงให้เห็นว่า มันยาก  คนอื่นก็จะบอกว่าขนาดคุณยังทำยากเลย

มาเพิ่มกำลังใจให้ตนเอง
- ถ้าคุณคิดว่า เรื่องพวกนี้ "ยุ่งยาก"  แล้วกับลูก/หลาน ของคุณล่ะ 
  เขาก็มีลักษณะนิสัย เป็นแบบนี้ -  คุณต้องเริ่มเปลี่ยน "ความคิด" แล้วครับ
  จาก "ยุ่งยาก" (ที่คุณคิดไปเอง) เป็นเรื่องที่คุณต้องทำได้ "ปรกติ"
(ลองไปดู  พ่อ,แม่ที่เลี้ยงลูกที่เป็นออทิสติก ... คุณจะรู้ว่าเรื่องยาก "จริงๆ" มันเป็นอย่างไร?)

ถ้าบอกว่า ตัวคนเดียว ลูกผัวไม่มี --- (ก็ไม่ต้องเสียเวลาอ่านน๊ะครับ ...เซ็งเป็ด)

(สำหรับ คนเรียน  และ  สิ่งที่ต้องเตรียมไว้)

- ฟัง :
      จากการเรียน  class แนะนำ S/W, นัดให้ Vendor มา intro
      คัดเลือก VDO ใน YouTube (คนรุ่นใหม่ เก่ง ค้นหา  ก็แสดงฝีมือเลย)
- พูด :
     ใครอ่าน,ฟัง อะไรมา ดีๆ ก็มาสอนต่อกันไป (ทำให้เกิด อาสาสมัคร)
      กำหนด(บังคับให้ทำ) ทีม A ไปดูเรื่อง X   ทีม B ไปดูเรื่อง Y แล้วนำสอน
      Web Board สำหรับสนทนากัน
- อ่าน :
       อ่านทบทวน, เพิ่มเติม (รายละเอียดปลีกย่อย) จาก (เตรียม) หนังสือ, link, Web Board, Blog, ...
- เขียน
      ส่งเขียน สรุป "ย่อ" + "ความเห็น" (บังคับให้ทำ)

จะเห็นว่า ผมได้เพิ่ม วิธีใหม่ที่ร่วมสมัย เข้าไปด้วย
หลายเรื่อง เป็นหน้าที่ของผู้นำ ที่ต้องจัดเตรียมไว้ให้ 
- โดย  ตนเอง หรือ keyman  (ก็ทำได้เหมือนกัน)
- โดย  เตรียม เครื่องมือ (S/w, Tool)  ที่เหมาะสม (ใช้ง่าย,ราคาถูก,...)
- โดย  กำหนด วิธีการ (จัดเก็บแบบ File/Folder, Wiki, ...)

ความแตกต่าง
- เตรียมเอกสาร,file ให้อ่าน 30 ชุด (ไปอ่านกันเอง  แค่เห็นก็หมดกำลังใจแล้ว) 
  ต่างกับ  แนะนำให้อ่าน 8 ชุด (อีก 22 ชุด อ่านเพิ่มก็ดี)
- อ่านเอง 8 ชุด
  ต่างกับ  สอน/อธิบายให้ฟัง 8 ชุด (เห็นจุดที่เน้น/ไม่เน้น ของคนที่อ่านมาก่อน)
- มี คู่มือ แต่ไปหากันเอง
  ต่างกับ  รวมอยู่ใน Folder เดียว/ มี HomePage
- อ่านอะไรก็ได้
  ต่างกับ  จัดเป็นหมวดหมู่, เรียงลำดับ, search ได้ด้วย

สำหรับผู้นำ

ทำให้  การสอน/เรียน ได้สมบูรณ์
ก่อนอื่น คุณ หรือ keyman  ต้องทำนำไปก่อนน๊ะครับ (งานเข้าแล้ว) 
จากนั้น  จึงชี้ทิศทางให้ ทีมงานของคุณ เดินตาม

ผู้นำมักจะต้อง แสดงศักยภาพ  ที่สูงกว่า  ทีมงาน (เขาจะได้เชื่อถือ)
การที่จะทำอะไร เหมือน/พร้อมทีมงาน จึงดูผิดปรกติ (และดูช้า กว่าแน่นอน)

มาเร่ง Speed กันด้วย ลักษณะเฉพาะของ  ผู้นำ  ครับ
- อ่าน โบชัวร์ ได้เร็วกว่า
- ได้ฟัง สัมนา ระดับบริหาร (ใช้เวลาสั้น เน้น keyword)
- จับประเด็น  หลัก  ได้ดีกว่า
- เห็นภาพรวมที่  กว้างกว่า  (รู้ทั้ง H/W, S/W   ทิศทางของบริษัทฯ)


หมายเหตุ  วิธีนี้   มักขัดใจการทำงานของผู้นำหลายคน  เพราะจะรู้สึกว่า ตนเอง ต้องลงมือทำมาก และเสียเวลามากเกินไป   ผู้นำบางคนให้เหตุผลว่า  การโอ๋,สปอย ทีมงานมากเกินไป จะทำให้เสียคน(ทุกคนในทีม ต้องเก่งด้วยตัวเอง)   นั่น...คิดไปโน่น   ถ้าเก่งได้เอง คงเก่งไปนานแล้วล่ะ  ฮาๆๆ

เมื่อรู้ว่าต้องย้ายไป SAP

เมื่อรู้ว่าต้องย้ายไป SAP

ในการประชุมประจำปี (ต้นปี)  ผู้จัดการ IT บริษัทแม่  มีบอก "แนวคิด" จะย้าย ระบบฯ ไปใช้ SAP
ด้วยเหตุผล ...  (ไปดูโฆษณา  ข้อดีของการซื้อ SAP ได้ครับ)    
โดยผู้จัดการ ได้อ้างว่า  ใช้เวลารวบรวม มาประมาณ 6 ปี
(3 ปี แรก  ยังเป็นผู้ช่วย  เริ่มเรียนรู้งานภาพรวม  3 ปีหลัง เป็นช่วงที่เป็นผุ้จัดการเต็มตัว)

สภาพ ณ.เวลานั้น  ส่วนตัวฟันธงว่า  ต้องเกิดขึ้นแน่

แต่ผู้จัดการ IT ก็ยังมีอุปสรรคคือ
    ประธาน ส่งเรื่องกลับให้ไปทบทวนใหม่ เพราะราคาที่เขียนมา "แพงมาก"

ผ่านไป 9 เดือน ในที่สุดก็ถึง วันที่ได้รับการยืนยันว่า  ต้องย้าย Legacy ไป SAP

(จดหมายจากประธาน)

ปิดฉาก "ความไม่ชัดเจน"  และการโยนหินถามทาง (ข่าวถูกปล่อย มาถามทิศทางเป็นระยะๆ)

ส่วนตัว ถือว่า "ชัดเจน" ดีกว่า ปล่อยให้เป็นเรื่องที่คุยกันแบบ "ไร้ทิศทาง"

ใครที่ใช้ระบบที่พัฒนาขึ้นมาเอง -> เปลี่ยนไปใช้ระบบฯ ที่มีความเข้มงวดสูง
- มีปฏิกิริยา ต่อต้าน มากมาย
คนที่เกี่ยวข้อง  มากกว่า 98%   "ไม่รู้จัก"
- มีปฏิกิริยา ต่างๆ รออยู่มาก  (อยากลอง, ไม่อยากเปลี่ยนแปลง, กลัว,...)

ช่วงเวลาที่  "ไม่ชัดเจน"  ทำให้  เวลาทำทำงาน มาคุยเรื่องที่  "ไม่รู้" ซ้ำๆๆๆๆๆๆๆๆ

ขั้นต่อไป

SAP จะเป็นตามคำล่ำลือ  Sad After Purchase  หรือไม่ ?

เป็นหน้าที่ของผู้นำ  ที่จะบริหาร "การเปลี่ยนแปลง" ครับ

หนังสือ ของ SAP ที่บอกขั้นตอนไว้

ที่มา

หลายๆ คนที่คิดจะเปลี่ยน  คงเคยอ่านจากบทความต่างๆ
ซึ่งมีการเรียงลำดับไว้อย่างดี  แต่มันยาววววว
มาลองดู  ที่มา  อีกรูปแบบหนึ่ง

Key Man

เป็นผลมาจากการเปลี่ยน   Key Man สำคัญ
- เปลี่ยน ประธาน   ที่เก่ง + มีความรอบรู้มากขึ้น
         เคยแสดง ฝีมือผ่านการบริหาร โรงงานขนาดกลาง (ทำสิ่งที่ต่างกับ  คนก่อนๆ)
         - การทำให้  พนักงานรู้สึกใกล้ชิดกับ   ผู้นำ (รับรู้ปัญหา,คิดอะไร อยู่  ผ่านวารสารประจำเดือน)
           (ต่างจาก  บทความประจำปี,งวด  ซึ่งจะพูดแต่ภาพกว้าง  เหมาะกับ  ให้คนบริษัทอื่นมาอ่าน 555)

         ผมมีโอกาส ที่เข้าร่วมประชุม  ขณะที่ ผู้จัดการ IT อธิบาย S/w ตัวหนึ่ง
             ประธาน พูดออกมาว่า S/w นี้่มีมานานแล้ว เขาไม่เคยรู้ว่า  "มี"
                          ขอให้อธิบายว่ายังมีสิ่งดีๆ อื่นๆ หรือไม่ ?

- เปลี่ยน ผู้นำด้าน IT  ที่เก่ง+ ความรอบรู้มากขึ้น
         เคยแสดง ฝีมือเปลี่ยน H/w ที่ไม่มีใครกล้าเปลี่ยน 20 ปี
              โดยการ (ให้เกียรติ) "รอ" จน คนที่ดูแลใกล้เกษียณ  แล้วโอนย้ายงาน มาทำเอง 
         เป็นผู้ออกแบบระบบการเงิน/การบัญขี  ที่ดีมากตัวหนึ่ง 
         ช่วง 3 ปีที่เริ่มเป็นผู้จัดการ 2 ปี มุ่งเน้นไปด้าน Hw (ที่ตนเองไม่ถนัด) และ 1 ปี
               ถัดไป ไปทดสอบแนวคิดกับการผลิต

ทำให้  วิธีการ "ชั่งน้ำหนัก" ทางเลือกกันใหม่หมด
        จะตอบว่า  ของเดิมดีแล้ว,  เปลี่ยนไม่ได้, เปลี่ยนยาก  (กลัว จนแทบไม่ต้องทำอะไ)
        หรือ  พอจะเปลี่ยนได้  (มีตัวเลือก ...)


คนอื่นๆ - องค์กรไม่ได้ทำงานแค่ 2 คน  ต้องมีคนอื่นๆช่วย
ปรกติ  ผู้นำ จะเตรียม  Key Man ระดับต่างๆ  มาช่วย    สัมพันธ์กับแผน (ที่ใช้เวลานาน)

การสร้าง/เตรียม คน  "ต้องใช้" เวลา
ดังนั้นการวางแผนที่ดี  จะเป็นการลดความเสี่ยงได้มาก

Technology

20 ปีที่แล้ว  ผมเริ่มทำงานบนเครื่่อง IBM S/38
เป็นช่วงที่กำลังทิ้งเครื่องรุ่น S/36 (รุ่นเก่า) และกำลังเริ่มติดตั้ง IBM AS/400 (เครื่องใหม่กว่า)
หลังจากนั้น ผมก็ได้เห็นการเปลี่ยนเครื่อง ทุกๆ 5 ปี, 3 ปี (เปลี่ยนถี่ขึ้นน๊ะ)

ในอดีต  User จะเห็นเครื่องที่มีตาพิสดาร (เครื่องใหญ่มาก, อุปกรณ์ประกอบแปลกๆ)
ถ้าบอกว่า  แพง  ก็รู้สึก  สมเหตุสมผล (ความรู้สึก > ความจริง)

มาวันนี้
- ตัวเครื่อง  หน้าตาเหมือนกับ PC Server ทั่วไป
   User แยกไม่ออกว่า เราใช้อะไรอยู่ = ผู้บริหาร จะรู้แค่ว่า  ภาพรวมมันแพงกับ PC Server ธรรมดา
- มีทางเลือกใหม่ (ศัพท์ใหม่) มากขึ้น บางเรื่อง "คนทั่วไป"  ก็รู้ละเอียดมาก (กว่า ฝ่าย IT)
  ฝ่าย IT จะมาบอกว่า  "ไม่รู้" "ยังไม่พร้อม"   ... คงตอบได้ไม่นาน
          คิดว่าจะใช้ เทคโนโลยี VM  คิดมา 5 ปีแล้ว เพิ่งจะตัดสินใจ  "ซื้อ"
          (เกิดเทคโนโลยี  Cloud   มีหลายบริษัท  อื่นเริ่มเข้าไปใช้งานกันแล้ว) ... คิดนานไปหรือเปล่า ?

Q: ทำอย่างไร ? ให้ขั้นตอนที่ช้า  ให้เร็วขึ้น ?
A: ทำตามสิ่งที่ควรเป็น  มากกว่า  ทำตามคำสั่ง (สั่งไม่ครบ ก็ไม่ทำ)

การจัดการ

การบริหาร "การเปลี่ยนแปลง" ที่ผ่านมา
คือ  เปลี่ยนให้น้อยที่สุด (รู้สึกไม่เปลี่ยน) ทำให้เกิดความ "เคยชิน" (อันนี้ไม่ดีแล้ว)

ตัวอย่าง เช่น การเปลี่ยน H/w, S/w ที่ User รู้สึก  เหมือนไม่เปลี่ยนแปลง
      ,ฝ่าย Admin  เรียนรู้เพิ่มเติมเล็กน้อย

• Hw : IBM S/36 -> S/38 -> As/400 -> iSeries  
• RPG II -> RPG III -> RPG/400 -> RPG ILE + SQL (มีใช้ <10% ที่เหลือใช้ของเดิม)

ในด้าน H/w บริษัทได้สร้างทีมงาน  ไว้หลายคน  (มีทีมงานปรึกษากัน)
แต่เมื่อเวลาเปลี่ยนไป
- รูปแบบการทำงานที่แยกหน้าที่ั่ชัดเจน (ทีมลดขนาดลง)
- "จำกัด" การเรียนรู้ (ลด งบฯ)
- และ บริการที่ดีขึ้นของ Vendor
      (คุณไม่ต้องเสียเวลา/เงิน  เตรียมคน  เพียงแค่จ่ายค่าบริการเพิ่มอีกนิด)
      >> เส้นทาง ดังกล่าว  ดีมากเมื่อทุกจุดทำงานได้ดีเยี่ยม
           แต่จะแย่มาก  เมื่อทุกจุดด้านบน  "ทำไม่ได้"  จะเป็นการบีบให้ตัวเลือก "มีน้อยลง"

Vendor ที่ดูแลเครื่อง IBM iSeries (H/w เฉพาะ) ในไทย มีกี่ราย,  ที่เก่งจริงๆ มีกี่ราย 
ทีมงานที่น้อย (จำกัด) เมื่อต้องเลือก   "ทำ" (เพิ่มงาน) หรือ "ไม่ทำ"   จะเลือกอะไร ?

>> แสดงให้เห็นว่า  รูปแบบ ที่คิดว่าดี  แต่เมื่อเวลาผ่านไปนานขึ้น  วิธีดังกล่าวอาจจะไม่เหมาะ

ที่ผ่านมามีการเปลี่ยนแปลง "รุนแรง" สำหรับ User
แต่เป็นไปทิศทางที่ดี (แรงส่งดี)  แต่ทีมงาน ที่จำกัด  ก็จะบอกว่ายุ่งยาก(มาก) เช่น

• การเลือกใช้ eMail (Lotus Note)
• การอนุญาตให้ใช้ IE บน Windows -> เพิ่มรายงานในรูปแบบ Web 
• การเปลี่ยน MS Office จาก XP เป็น 2007

ถ้าผู้นำ มีความเชื่อว่า  ไม่ต้องอธิบาย(เป็น sw ส่วนบุคคล), แค่อธิบายสั้นๆ ครั้งเดียว  User จะทำได้เอง
(คิดในมุมที่ว่า  โปรแกรมเมอร์  ไม่ได้มีหน้าที่สอน)
โดย ไม่มองว่า
                 User ที่ไม่เข้าใจ  = ใช้ s/w ได้ไม่เต็มที่
                 แผนก Help desk (ก็ของตนเอง) ต้องรับผลกระทบ  จากแนวคิดข้างต้นมาก

>> แสดงให้เห็นว่า  "แนวคิดผู้นำ และ วิธีการที่ดี"  จะช่วยแก้ปัญหาได้

Budget

ไม่พูดถึงไม่ได้
บริษัทขนาดใหญ่  คนที่จะเสนองบฯ ประมาณ  ก็จะรุ้ขั้นตอน/วัฒนธรรมภายในอยู่แล้ว
เช่น มักจะมีขีดจำกัดการลงทุน ด้าน IT  (ของบฯ พิเศษ  ต้องมีจังหวะที่เหมาะสม)
แสดงข้อมูล ให้   ประธานเข้าใจตรงกันว่า
ทางเลือกที่เสนอ (สภาพ ณ เวลานั้น) เป็นทางเลือกที่ดีที่สุดจริง (บริษัท ได้ประโยชน์จากการลงทุน)
อุปสรรคใหญ่  เพียงอย่างเดียว คือ  ไม่เชื่อ!