จัดลำดับ ปัญหา

จัดลำดับปัญหา

สำหรับระบบงานที่ทำกันมา "นาน" คนทำงานนาน ย่อย  "จะรู้" ดี
ถ้าระบบไม่ได้มีการ "ปรับใหญ่" (บ่อยๆ)    เมื่อถูกถาม  มักจะนึก  "ปัญหา" ไม่ออก ... ทำไม ?

แบบว่า  แรกๆ ก็  "จำได้แม่น"  ดีหรอก
แต่ในเมื่อ พบปัญหา แล้ว  "แก้ไขอะไรไม่ได้" (ก็มันเรื่องใหญ่)

สุดท้าย  จะกลายเป็นว่า  "เรายอมรับสภาพนั้น"
ภาวะที่   ฝังในสมองแบบถาวร ... เป็นที่มาว่า  นั่นไม่ใช่ปัญหาแล้ว!
ถ้าใครพูดถึงมัน  ก็จะถูกปฏิเสธ  ในทันที  (คำว่า "ไม่ได้" จะได้ยินมาก่อน)
(ฟังแล้วคุ้นๆมั๊ยครับ)

สำหรับผู้ที่จะ  ย้ายระบบ, ปรับระบบ
หนึ่งใน Keyword สำคัญคือ   ได้ประโยชน์อะไร ? จากการย้าย หรือ ปรับระบบ
โชคดีหน่อย - ระบบที่คุณจะซื้อ  เขาก็จะเขียนแนะนำไว้ให้ (มีให้เลือกมากมาย)
แต่หน้าที่ของ ทีมงาน ที่ทำคือ  หา keyword "สำคัญ" นั้นให้พบ
แยกเป็น   สำหรับ User ทั่วไป กับ ฝ่ายเทคนิค
เช่น หลังจาก "ย้าย" หรือ "ปรับ"
   -User จะทำ  "xxx", "yyy" ได้ (จากไม่เคยมี) หรือ ทำได้เร็วขึ้น
   -ฝ่ายเทคนิค จะตรวจสอบ "aaa"  ได้เร็วขึ้น  (ซึ่ง User อาจไม่สนใจสิ่งนี้)

>> เราต้อง
- "เตรียม"  รวบรวมปัญหา  ให้ได้มากที่สุด
- จัดลำดับความสำคัญ   เวลาสั้น ก็พูดแต่  Keyword ที่โดน
(iPhone 5s  ใหม่  ได้เพิ่ม feature มากกว่า 200 รายการ
คนที่คุณสนิท  จะบอกคุณ  เฉพาะที่โดนใจจริงๆ อาจจะมีแค่ 5-10 รายการเท่านั้น  )  

เทคนิค  

รวบรวมปัญหา

1. ตั้งชื่อย่อ  ที่ใช้เตือน (ชื่่อที่เห็นปุ๊บ เรารู้ทันที)
2. เตือนตนเอง  "ต้องทำ" บ่อยๆ
        - แปะที่   โต๊ะทำงาน,  หน้าจอ คอมพ์, บอร์ดส่วนตัว
        - ข้อความเตือน   ต้องสั้น, เด่นชัด

Q: ปรกติ  คุณจัดวางแบบไหน ? 


3. เมื่อ  "นึกปัญหาได้"  ให้รีบเขียน
       - บน Post-it,  short note, note file จัดเก็บไว้ ในที่  "เรียกใช้ง่าย" ด้วย


จัดลำดับ ความสำคัญ


1. แยกกลุ่ม ปัญหา สำหรับ User กับ IT
    ทบทวน User ส่วนใหญ่  ไม่สนใจ,ไม่เข้าใจ "เทคนิค"   พูดไปเสียเวลาเปล่า

2. จัดกลุ่มย่อย ภายใน กลุ่มข้อ 1
    หลายเรื่อง  อาจเป็นเรื่องเดียวกัน  แต่เข้ารายละเอียดปลีกย่อยต่างกัน
    - ดูราคาขายได้
    - ดูต้นทุนได้
    - ดูกำไรได้
    >> ข้อมูลขาย  ควรเห็นทั้ง 3 ตัว

3. จัดความสัมพันธ์  เช่น
    - เสียเวลา  ออกแบบ Table นาน -> ให้ดี  -> ทำให้สร้างโปรแกรมใหม่  ให้ User ได้เร็ว
    - กำไร = ราคาขาย - ต้นทุน    แทนที่จะพูด 3 คำ  พูด "กำไร" คำเดียวพอ

4. ให้น้ำหนัก (ใช้ประสพการณ์ + ความเข้าใจในวัฒนธรรมด้วย)
    - User อยากได้   ต้นทุน ต่อหน่วย  แบบ Realtime  มากกว่า ...
    - IT อยากได้  ระบบที่ "ไม่มีการหยุดเครื่อง"  มากกว่า ...


ตย. ที่ผมได้รวบรวม
- ต้องการข้อมูล RealTime
       User: การคิด/ตัดสินใจ บนข้อมูลเดียวกัน  ระหว่างแผนก ข้ามประเทศ  ใช้เวลานาน
              เรื่อง ...  การปรับ Forecast ของ Sale กับ โรงงาน, โรงงานผู้สั่งซื้อ กับ โรงงานที่ผลิตขาย
              ฟังดูง่าย  แต่เมื่อ 2 ฝ่ายมี  "ศักดิ์ศรี" เท่ากัน + ความเชื่อมั่นในตนเองสูง 
              ส่วนใหญ่  จะไม่มีใครฟังใคร  มักจะกำหนดทางที่ "ตนเอง" สะดวกที่สุด (ไม่สนใจ อีกฝ่าย)
              >> S/W ใหม่ = "คนกลาง"  ที่ให้ทั้ง 2 ฝ่ายปรับเข้ามาหา 
 
       IT : บางเรื่องใช้เวลา  ส่งต่อกัน 3-5 วัน  (ข้ามประเทศ)  เรื่อง ...
       IT : การสร้าง/ปรับ  มีหลายขั้นตอน (ยาก จนไม่มีใครกล้าทำ)  เรื่อง ....
- อยาก ลดขั้นตอน ให้สั้น
       User: ขั้นตอนเดิม เหมาะกับ สภาพ 10 ปีที่แล้ว  วันนี้ด้วยวิธีเดิม ทำให้ "ช้า"  เรื่อง ...
       IT: ข้อมูลชุดเดียวกัน  แต่แยกกันทำ  (ซ้ำ)  เรื่อง ...

เพิ่มเติม

เมื่อคุณมาถึงจุดนี้  อย่าลืม  เตรียม "คำตอบ" สำหรับแรงต้านต่างๆ ต่อไปนี้ด้วยครับ
- ไม่  ย้าย/ปรับ    ได้มั๊ย!
       มันก็  น่าจะใช้งานได้  อีก 3-5 ปี นี่นา   อีก 3 ปีค่อยมาคิดกันใหม่ (ซื้อเวลาไปก่อน)
- ok มาทำกันก็ได้  แต่ทำบางส่วนได้หรือเปล่า  แบบว่า ทำทั้งหมด   มันเสี่ยง,มันหนักไป,...
       (รักษารูปแบบ  ให้คงเดิมไว้สุดชีวิต)

>> ถ้า ปัญหาที่คุณ  รวบรวมและจัดลำดับไว้ดี   คุณจะตอบคำถามข้างต้นได้ "ง่าย"

note  บริษัทฯ ที่รับ implement ระบบ SAP บอกให้ฟังว่า
ถ้าจะให้ดี  ต้องใช้เวลามากกว่า 3 เดือนเพื่อปรับวัฒนธรรม
โดย "ต้อง" ทำก่อนเริ่มลงมือในขั้นตอนหลัก

- คุ้นๆมั๊ยครับ   ประเทศที่ขอเป็นเจ้าภาพ โอลิมปิค, ฟุตบอลโลก, เข้า AEC, ควบรวมบริษัทฯ
   ต้อง "ทำ" และ "ใช้เวลา"  ปรับ "วัฒนธรรม" กันเต็มที่
>> ถ้าคุณสังเกต  คุณจะเห็นความพยายาม ของกลุ่มคนทำงานนั้นๆ

ตย. ญี่ปุ่น เสนอตัวเป็นเจ้าภาพโอลิมปิค  2020
เพื่อให้เข้าใกล้  "ความสำเร็จ"  
       ประเทศใดที่ "ลงมือทำมาก"  ย่อมมีโอกาสสูงกว่า
       การแสดงความ "ตั้งใจ" ทำจริง  ย่อมดีกว่า  "แค่ทำให้ผ่านๆไป"

ถ้ามีโอกาสลองไปดู  การวิเคราะห์จาก คุณอรรถ  บุนนาค
พิธีกรในรายการ Divas Café  ของ Voice TV 
   - การเลือก/เตรียม โฆษก  (เลือกคนใหม่  แทนที่การเลือก  จากคนเก่าที่เก่ง   แต่ไม่ "ดีเลิศ")
   - การจัดลำดับ  เหตุการณ์ ใครต้องพูดอะไร ? เมื่อไหร่ ? ใช้คำอะไร ? (ที่โดนใจ)
           การกำหนด ท่า/คำพูด  ที่พูดแล้ว  จะเกิด "กระแส" Fever ไปทั่วประเทศ
           การจัดคิว ให้ นายกฯ ต้องเป็นคนพูด (งานนี้ระดับชาติ) 
แล้วลองเทียบดูตัวเรา  ว่า เพื่อให้ได้เป้าหมาย  "ตัวเรา" ได้ทำไป  มาก/น้อย แค่ไหน
      ถ้าเป้าหมาย "สำคัญ" ก็ต้อง  "ทำ" ให้เหมาะสมกับมัน น๊ะครับ ...
      ของแบบนี้ต้องฝึกทำกันได้ครับ  มันไม่ได้มีมาตั้งแต่เกิด

ยาก หรือ ?

- กินข้าวพร้อมหน้าทั้งครอบครัว อาทิตย์ละครั้ง (ทำได้บ้าง ไม่ได้บ้าง)
  ยาก ? พ่อ กลับมาสอนภาษาอังกฤษให้ลูก ... คนนี้อายุ 4x ปี ไลฟ์สไตล์คนกรุงเทพ
      (รถติดกลับบ้านดึก, เหนื่อย   มีเวลาสั้นๆกับลุก) -> คะแนนสอบเต็มครับ
      ... ใครจะรู้ใจลูก  เท่า  พ่อ/แม่ ล่ะ

- กอด "พ่อ/แม่" เมื่อมีโอกาส (มักไม่ค่อยมี โอกาส)
  ยาก ? มีบางคน "ล้างเท้าให้แม่" ทุกวันแล้ว ... คนนี้อายุ 3x ปี และได้เริ่มทำทุกวันมา > 6 เดือนแล้ว